Giới thiệu Công Ty | Tin Tức | Tuyển dụng | Liên hệ
Tìm kiếm  
 
  Hỗ trợ mua hàng1900 9491
  0
  Khuyến mại hôm nay |   Kiểm tra đơn hàng
 
Trang chủ » Tin tức

Chuẩn bị cuộc họp cần những gì để đạt hiệu quả cao nhất?

  Thứ Hai, 05/12/2022 | 15:40 GMT+7
•Các mẫu bảng trắng viết bút dạ cho văn phòng được ưa chuộng / Ưu điểm vượt trội của bảng từ xanh kẻ ô so với bảng đen / Sử dụng bảng ghim tài liệu cho không gian thêm sáng tạo / Tại sao nên thay thế bảng phấn bằng bảng từ treo tường? / Những tính năng vượt trội của bảng Flipchart chân gấp
Nội dung chính của bài viết
1.Những yếu tố nào cần chú ý để có cuộc họp hiệu quả
1.1.Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp
1.2.Bám sát chủ đề và mục tiêu
1.3.Sử dụng thời gian hợp lý
2.Công cuộc chuẩn bị cuộc họp
2.1.Về tài liệu, giấy tờ
2.2.Các vật dụng không thể thiếu
3.Kết luận
Bất kỳ ai khi đi làm chắc hẳn đã trải qua những cuộc họp từ họp nhóm, họp phòng đến các cuộc họp với đối tác. Mọi cuộc họp trước khi diễn ra cần rất nhiều sự chuẩn bị, cân nhắc và lên kế hoạch cụ thể để mọi khâu được diễn ra suôn sẻ. Vậy để đạt hiệu quả cao nhất, khi chuẩn bị cuộc họp cần những điều gì?

Những yếu tố nào cần chú ý để có cuộc họp hiệu quả

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp

xác định mục tiêu cuộc họp

Để có một cuộc họp hiệu quả, ta phải xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp là gì? Theo đó, bạn cần nắm được nội dung sẽ được triển khai trong cuộc họp bởi nhiều khi cuộc họp được tổ chức nhưng lại không đem lại kết quả gì. Nắm rõ mục tiêu cũng giúp bạn xác định được phương hướng và công việc cần làm để chuẩn bị một cách kỹ lưỡng nhất. Nhờ đó, buổi họp được diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian cho những người tham gia.

Bám sát chủ đề và mục tiêu

Khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát chủ đề thảo luận. Đôi khi thảo luận quá sôi nổi, cuộc họp có thể bị chệch mục tiêu và chủ đề với vô vàn ý kiến. Lúc này, vai trò của người dẫn dắt sẽ rất quan trọng. Hãy khéo léo nhắc lại mục đích chính, cắt những quan điểm lạc đề để không bị lạc đề đi quá xa. Tất nhiên là sẽ có rất nhiều kế hoạch cần phải xử lý nhưng hãy phân chia chúng ra một cách hợp lý chứ không thể giải quyết tất cả chỉ trong một buổi họp. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công từ phương châm "Đúng lúc - Đúng người - Đúng việc”.

bán sát chủ đề

Sử dụng thời gian hợp lý

Thời gian là vàng là bạc và không ai muốn lãng phí thời gian. Chình vì vậy người chuẩn bị cuộc họp hoặc thư ký phải có trách nhiệm sắp xếp cuộc họp với thời gian hợp lý. Để đảm bảo quá trình thì việc bám sát vào những chủ đề liên quan là rất cần thiết. Khi nhận thấy chủ đề nào đó đang bị lố giờ, hãy đẩy nhanh tiến độ, đưa ra kết luận nhanh hoặc phân công cho nhóm nhỏ tiếp tục thảo luận sau buổi họp.

Ngoài ra, để điều hành cuộc họp hiệu quả, cần nhấn mạnh sự tôn trọng thời gian của mỗi thành viên tham dự. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không mất thời gian chờ đợi người đến muộn và kết thúc cuộc họp đúng giờ.

sử dụng thời gian hợp lý

Công cuộc chuẩn bị cuộc họp

Về tài liệu, giấy tờ

Khi đã có nội dung và chủ đề, hãy chuẩn bị trước thông tin cần đề cập để cuộc họp được diễn ra thuận lợi nhất. Thông báo cho người tham gia biết về chủ đề để họ có thể chuẩn bị trước những gì cần trình bày.

Nếu đó là cuộc họp để giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu người tham dự chuẩn bị trước một vài giải pháp khả thi. Nếu là họp về báo cáo tiến độ, hãy yêu cầu họ trình bày và tổng kết về tiến độ dự án. Cúng có thể phân công cho mỗi thành viên một chủ đề để những người khác có thể tham gia thảo luận chung.
Tài liệu có thể được phát trước khi diễn ra cuộc họp hoặc trong thời gian họp tùy vào nội dung.

Các vật dụng không thể thiếu

Đồ dùng văn phòng phẩm

chuẩn bị cuộc họp

Giấy, bút, sổ là những vật dụng cần thiết trong cuộc họp để mọi người có thể ghi chép, chú thích lại những nội dung chính cần chú ý. Có thể nói đây là những đồ vật không thể thiếu của những người làm văn phòng. Tuy nhiên việc có sẵn để phòng trường hợp có người quên mang sẽ cho thấy sự chu đáo của người chuẩn bị.

Thiết bị máy chiếu, âm thanh

Các thiết bị điện tử đóng một vai trò rất quan trọng trong khâu chuẩn bị cuộc họp. Bạn cần chắc chắn máy chiếu, mic, âm thanh hoạt động tốt để cuộc họp không bị gián đoạn giữa chừng gây lãng phí thời gian.

chuẩn bị cuộc họp

Bảng viết văn phòng

Bảng là một trong những thiết bị quan trọng giúp biểu đạt, trình bày nội dung của cuộc họp, thông báo hay ghi chú những thông tin cần thiết. Một chiếc bảng rộng sẽ giúp ích rất nhiều trong cuộc họp. Ta có thể viết lên bảng để mọi người cùng thảo luận, ghi lại những ý kiến để không bị bỏ sót hay cùng nhau tranh luận. Chính vì vậy, khi chuẩn bị cuộc họp, đừng quên sử dụng chiếc bảng văn phòng tiện lợi.

Bảng dùng cho văn phòng hiện nay có rất nhiều loại với độ dài rộng khác nhau giúp bạn có nhiều sự lựa chọn.

Bảng kính văn phòng: làm bằng chất liệu kính cường lực, ghép lại với nhau bằng lớp keo sữa chắc chắn. Ưu điểm của loại này là viết bằng bút lông, tính thẩm mỹ cao, dùng được nam châm và đôi khi có thể tận dụng thay thế màn hình chiếu. 

Xem thêm: 4 lý do nên sử dụng bảng kính văn phòng không thể bỏ qua

bảng kính văn phòng

Bảng từ trắng: mặt bảng làm bằng thép được phủ sơn chống lóa màu trắng giúp người nhìn không bị mỏi mắt, vừa bảo vệ mặt bảng. Bề mặt trơn bóng giúp người dùng viết lên dễ dàng, không cần tì bút mạnh tay, nét chữ đều.

bảng từ trắng

Bảng flipchart: Với những không gian nhỏ cần sự tiện lợi và dễ di chuyển thì bảng flipchart chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Bảng có thể xoay 360 độ và dùng được 2 mặt. Bên cạnh đó, một ưu điểm khác là bảng có gắn bánh xe dưới chân nên có thể di chuyển đi bất kỳ đâu. Phần trên cùng có một thanh kẹp giấy tiện lợi. Loại bảng này cũng dễ dàng gập gọn sau khi sử dụng và tiết kiệm không gian khi cất trữ.

bảng flipchart

Kết luận

Trên đây là những điều mà bạn cần chú ý để chuẩn bị cuộc họp một cách đầy đủ nhất. Nếu có nhu cầu mua các loại bảng cho văn phòng, hãy liên hệ ngay Maxbuy Việt Nam. Maxbuy cung cấp đầy đủ các loại bảng cho văn phòng, lớp học, bảng treo tường và có chân di động,... với giá cả phải chăng. Liên hệ qua hotline 1900 9491 để biết thêm thông tin.
Tin liên quan:
• Các mẫu bảng trắng viết bút dạ cho văn phòng được ưa chuộng• Ưu điểm vượt trội của bảng từ xanh kẻ ô so với bảng đen• Sử dụng bảng ghim tài liệu cho không gian thêm sáng tạo• Tại sao nên thay thế bảng phấn bằng bảng từ treo tường?• Những tính năng vượt trội của bảng Flipchart chân gấp
Tags
Ý kiến về: Chuẩn bị cuộc họp cần những gì để đạt hiệu quả cao nhất?
Gửi ý kiến của bạn
Bình luận facebook
Gửi ý kiến

Sản Phẩm Liên Quan: Chuẩn bị cuộc họp cần những gì để đạt hiệu quả cao nhất?

Bảng Flipchart Nikatei chân gấp chữ U-FC66S
Bảng Flipchart Nikatei chân gấp chữ U-FC66S
Liên hệ
Bảng Flipchart ba chân rút FB33
Bảng Flipchart ba chân rút FB33
1.880.000 đ
Bảng Flipchart Silicon FB66
Bảng Flipchart Silicon FB66
2.500.000 đ
Bảng từ trắng 1200 x 3000 BTT-1230
Bảng từ trắng 1200 x 3000 BTT-1230
2.050.000 đ
Bảng từ trắng 1200 x 3200 BTT-1232
Bảng từ trắng 1200 x 3200 BTT-1232
2.150.000 đ
Bảng Flipchart Hàn Quốc chân gấp 0610
Bảng Flipchart Hàn Quốc chân gấp 0610
Bảng kính văn phòng 1000 x 1200 KT-1012
Bảng kính văn phòng 1000 x 1200 KT-1012
1.885.000 đ
Bảng kính văn phòng 900 x 1200 KT-0912
Bảng kính văn phòng 900 x 1200 KT-0912
1.600.000 đ
Danh mục tin tức
Tin Nổi Bật
  • 3 mẫu xe đẩy hàng dưới 1 triệu đón tết 2022
    3 mẫu xe đẩy hàng dưới 1 triệu đón tết 2022 Tết Nguyên Đán 2022 đang cận kề, bao nhiêu việc cần phải lo, mua sắm đủ thứ kể cả cá nhân gia đình hay các công ty văn phòng…Xe đẩy hàng dưới 1 triệu là một công cụ hỗ trợ con người bớt sức lao động để di chuyển đồ đạc, đồ vật hàng hoá từ bên này sang bên kia hoặc từ chỗ này sang chỗ khác. Dưới đây là 3 mẫu xe đẩy hàng dưới 1 triệu đón tết 2022.
  • Top 3 Loại Bánh Xe Đẩy Cọc Vít Chịu Tải Tốt Nhất Hiện Nay
    Top 3 Loại Bánh Xe Đẩy Cọc Vít Chịu Tải Tốt Nhất Hiện Nay Bánh xe đẩy cọc vít là loại bánh xe chuyên dụng được sử dụng rộng rãi trong các thiết bị vận chuyển nhờ tính linh hoạt, chịu tải tốt và dễ lắp đặt. Trong môi trường công nghiệp hiện đại, việc lựa chọn loại bánh xe phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đế...
  • Sử dụng dây thoát hiểm tự chế liệu có an toàn?
    Sử dụng dây thoát hiểm tự chế liệu có an toàn? Việc xảy ra tình huống bất ngờ không đề phòng là việc mà nhiều người không lường trước được. Tương tự, tình huống cháy nổ cũng bất ngờ xảy đến. Nhiều người chưa có sự chuẩn bị trước những thiết bị phòng cháy chữa cháy sẽ có xu hướng tự chế ra vật dụng thoát hiểm. Họ thường dùng những vật dụng trong nhà như rèm cửa, chăn, màn… làm dây thoát hiểm. Tuy nhiên, việc sử dụng những vật dụng thoát hiểm tự chế này thường dẫn đến nhiều nguy hiểm đáng tiếc.
  • Bánh Xe Đẩy Nylon Là Gì? Ưu Điểm Vượt Trội Trong Công Nghiệp Và Đời Sống
    Bánh Xe Đẩy Nylon Là Gì? Ưu Điểm Vượt Trội Trong Công Nghiệp Và Đời Sống Bánh xe đẩy nylon là lựa chọn phổ biến trong nhiều lĩnh vực nhờ vào độ bền, khả năng chịu tải tốt và tính linh hoạt vượt trội. Không chỉ phục vụ cho các ngành công nghiệp nặng, loại bánh xe này còn xuất hiện ngày càng nhiều trong đời sống thường n...
  • Thợ sửa chữa điều hòa nên dùng thang nhôm nào?
    Thợ sửa chữa điều hòa nên dùng thang nhôm nào? Công việc sửa chữa điều hòa đòi hỏi phải leo trèo nhiều. Vì thế, một chiếc thang nhôm tốt là rất cần thiết đối với công việc này. Vậy thợ sửa chữa điều hòa nên sử dụng loại thang nhôm nào?
  • Hóa Đơn 2 Liên Là Gì? Phân Biệt Với Hóa Đơn 3 Liên
    Hóa Đơn 2 Liên Là Gì? Phân Biệt Với Hóa Đơn 3 Liên Hóa đơn 2 liên là một trong những loại hóa đơn thông dụng nhất hiện nay, đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, siêu thị và nhiều mô hình kinh doanh khác. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa hóa đơn 2 liên và 3 liên, dẫn ...
Tin Xem Nhiều
  • Máy hút ẩm nội địa Nhật có nên mua không?
    Máy hút ẩm nội địa Nhật có nên mua không? Thị trường Việt Nam những năm gần đây xuất hiện nhiều thương hiệu máy hút ẩm rất đa dạng về nguồn gốc. Trong đó máy hút ẩm nội địa Nhật vẫn được rất nhiều khách hàng quan tâm. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ phân tích ưu nhược điểm của dòng sản phẩm này để xem chúng ta có nên mua không nhé.
  • Cách thức sử dụng điều hòa công nghiệp Dorosin hiệu quả nhất
    Cách thức sử dụng điều hòa công nghiệp Dorosin hiệu quả nhất Điều hòa công nghiệp Dorosin đang là một trong những giải pháp làm mát được nhiều sự quan tâm, chú ý. Dù chỉ mới là giải pháp du nhập vào Việt Nam gần đây nhưng sự hiệu quả và tính đa dụng của máy mang lại thì khiến cho mọi người chú ý đến. Nhưng để sử dụng máy được hiệu quả nhất thì bạn không nên bỏ lỡ bài viết này. Hãy cùng theo dõi nhé.
  • Thương hiệu thang rút đôi được chọn dùng nhiều nhất
    Thương hiệu thang rút đôi được chọn dùng nhiều nhất Nhắc đến thang nhôm ai cũng biết đó là thiết bị hỗ trợ chiều cao trong công việc và gia đình. Chính vì vậy, ngày nay thang nhôm dần trở nên phổ biến và hữu dụng hơn bao giờ hết. Hiện nay, thang nhôm có nhiều mẫu mã, kiểu dáng như thang ghế, thang rút đơn, thang đa năng… Đặc biệt là thang rút đôi được dùng trong gia đình cũng như trong công trình rất nhiều. Với top 2 thương hiệu thang rút đôi được nhiều gia đình và công trình ưa chuộng.
  • Thang nhôm ghế thắp hương an toàn cho cả người lớn tuổi
    Thang nhôm ghế thắp hương an toàn cho cả người lớn tuổi Không chỉ hỗ trợ người dùng sửa chữa, dọn dẹp ở những vị trí trên cao. Thang nhôm ghế còn được sử dụng với mục đích hỗ trợ thắp hương, an toàn cho cả người lớn tuổi sử dụng.
  • Cấu tạo, ứng dụng và nguyên lí hoạt động của van một chiều
    Cấu tạo, ứng dụng và nguyên lí hoạt động của van một chiều Sản xuất công nghiệp ngày nay được năng suất cao, ít tốn kém chi phí cũng một phần nhờ vào hoạt động hiệu quả của hệ thống khí nén và hệ thống thủy lực. trong các hệ thống ấy, có một thiết bị không thể thiếu đó là van một chiều.
  • Điểm danh các mẫu xe đẩy hàng 4 bánh trên 2 triệu
    Điểm danh các mẫu xe đẩy hàng 4 bánh trên 2 triệu Xe đẩy hàng 4 bánh phục vụ con người có ở mọi nơi trên thế giới, mỗi thương hiệu sẽ có hình mẫu và màu sắc khác nhau để đặc trưng cho thương hiệu đó. Cho nên ở các nơi sử dụng xe đẩy hàng 4 bánh này như nhà kho, văn phòng, cửa hàng đều hiệu quả và nhanh hơn, tiết kiệm thời gian công sức. Dưới đây là gợi ý điểm danh các mẫu xe đẩy hàng 4 bánh trên 2 triệu.