Giới thiệu Công Ty | Tin Tức | Tuyển dụng | Liên hệ
Trang chủ » Tin tức

Chuẩn bị cuộc họp cần những gì để đạt hiệu quả cao nhất?

  Thứ Hai, 05/12/2022
Bất kỳ ai khi đi làm chắc hẳn đã trải qua những cuộc họp từ họp nhóm, họp phòng đến các cuộc họp với đối tác. Mọi cuộc họp trước khi diễn ra cần rất nhiều sự chuẩn bị, cân nhắc và lên kế hoạch cụ thể để mọi khâu được diễn ra suôn sẻ. Vậy để đạt hiệu quả cao nhất, khi chuẩn bị cuộc họp cần những điều gì?

Những yếu tố nào cần chú ý để có cuộc họp hiệu quả

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp

xác định mục tiêu cuộc họp

Để có một cuộc họp hiệu quả, ta phải xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp là gì? Theo đó, bạn cần nắm được nội dung sẽ được triển khai trong cuộc họp bởi nhiều khi cuộc họp được tổ chức nhưng lại không đem lại kết quả gì. Nắm rõ mục tiêu cũng giúp bạn xác định được phương hướng và công việc cần làm để chuẩn bị một cách kỹ lưỡng nhất. Nhờ đó, buổi họp được diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian cho những người tham gia.

Bám sát chủ đề và mục tiêu

Khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát chủ đề thảo luận. Đôi khi thảo luận quá sôi nổi, cuộc họp có thể bị chệch mục tiêu và chủ đề với vô vàn ý kiến. Lúc này, vai trò của người dẫn dắt sẽ rất quan trọng. Hãy khéo léo nhắc lại mục đích chính, cắt những quan điểm lạc đề để không bị lạc đề đi quá xa. Tất nhiên là sẽ có rất nhiều kế hoạch cần phải xử lý nhưng hãy phân chia chúng ra một cách hợp lý chứ không thể giải quyết tất cả chỉ trong một buổi họp. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công từ phương châm "Đúng lúc - Đúng người - Đúng việc”.

bán sát chủ đề

Sử dụng thời gian hợp lý

Thời gian là vàng là bạc và không ai muốn lãng phí thời gian. Chình vì vậy người chuẩn bị cuộc họp hoặc thư ký phải có trách nhiệm sắp xếp cuộc họp với thời gian hợp lý. Để đảm bảo quá trình thì việc bám sát vào những chủ đề liên quan là rất cần thiết. Khi nhận thấy chủ đề nào đó đang bị lố giờ, hãy đẩy nhanh tiến độ, đưa ra kết luận nhanh hoặc phân công cho nhóm nhỏ tiếp tục thảo luận sau buổi họp.

Ngoài ra, để điều hành cuộc họp hiệu quả, cần nhấn mạnh sự tôn trọng thời gian của mỗi thành viên tham dự. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không mất thời gian chờ đợi người đến muộn và kết thúc cuộc họp đúng giờ.

sử dụng thời gian hợp lý

Công cuộc chuẩn bị cuộc họp

Về tài liệu, giấy tờ

Khi đã có nội dung và chủ đề, hãy chuẩn bị trước thông tin cần đề cập để cuộc họp được diễn ra thuận lợi nhất. Thông báo cho người tham gia biết về chủ đề để họ có thể chuẩn bị trước những gì cần trình bày.

Nếu đó là cuộc họp để giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu người tham dự chuẩn bị trước một vài giải pháp khả thi. Nếu là họp về báo cáo tiến độ, hãy yêu cầu họ trình bày và tổng kết về tiến độ dự án. Cúng có thể phân công cho mỗi thành viên một chủ đề để những người khác có thể tham gia thảo luận chung.
Tài liệu có thể được phát trước khi diễn ra cuộc họp hoặc trong thời gian họp tùy vào nội dung.

Các vật dụng không thể thiếu

Đồ dùng văn phòng phẩm

chuẩn bị cuộc họp

Giấy, bút, sổ là những vật dụng cần thiết trong cuộc họp để mọi người có thể ghi chép, chú thích lại những nội dung chính cần chú ý. Có thể nói đây là những đồ vật không thể thiếu của những người làm văn phòng. Tuy nhiên việc có sẵn để phòng trường hợp có người quên mang sẽ cho thấy sự chu đáo của người chuẩn bị.

Thiết bị máy chiếu, âm thanh

Các thiết bị điện tử đóng một vai trò rất quan trọng trong khâu chuẩn bị cuộc họp. Bạn cần chắc chắn máy chiếu, mic, âm thanh hoạt động tốt để cuộc họp không bị gián đoạn giữa chừng gây lãng phí thời gian.

chuẩn bị cuộc họp

Bảng viết văn phòng

Bảng là một trong những thiết bị quan trọng giúp biểu đạt, trình bày nội dung của cuộc họp, thông báo hay ghi chú những thông tin cần thiết. Một chiếc bảng rộng sẽ giúp ích rất nhiều trong cuộc họp. Ta có thể viết lên bảng để mọi người cùng thảo luận, ghi lại những ý kiến để không bị bỏ sót hay cùng nhau tranh luận. Chính vì vậy, khi chuẩn bị cuộc họp, đừng quên sử dụng chiếc bảng văn phòng tiện lợi.

Bảng dùng cho văn phòng hiện nay có rất nhiều loại với độ dài rộng khác nhau giúp bạn có nhiều sự lựa chọn.

Bảng kính văn phòng: làm bằng chất liệu kính cường lực, ghép lại với nhau bằng lớp keo sữa chắc chắn. Ưu điểm của loại này là viết bằng bút lông, tính thẩm mỹ cao, dùng được nam châm và đôi khi có thể tận dụng thay thế màn hình chiếu. 

Xem thêm: 4 lý do nên sử dụng bảng kính văn phòng không thể bỏ qua

bảng kính văn phòng

Bảng từ trắng: mặt bảng làm bằng thép được phủ sơn chống lóa màu trắng giúp người nhìn không bị mỏi mắt, vừa bảo vệ mặt bảng. Bề mặt trơn bóng giúp người dùng viết lên dễ dàng, không cần tì bút mạnh tay, nét chữ đều.

bảng từ trắng

Bảng flipchart: Với những không gian nhỏ cần sự tiện lợi và dễ di chuyển thì bảng flipchart chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Bảng có thể xoay 360 độ và dùng được 2 mặt. Bên cạnh đó, một ưu điểm khác là bảng có gắn bánh xe dưới chân nên có thể di chuyển đi bất kỳ đâu. Phần trên cùng có một thanh kẹp giấy tiện lợi. Loại bảng này cũng dễ dàng gập gọn sau khi sử dụng và tiết kiệm không gian khi cất trữ.

bảng flipchart

Kết luận

Trên đây là những điều mà bạn cần chú ý để chuẩn bị cuộc họp một cách đầy đủ nhất. Nếu có nhu cầu mua các loại bảng cho văn phòng, hãy liên hệ ngay Maxbuy Việt Nam. Maxbuy cung cấp đầy đủ các loại bảng cho văn phòng, lớp học, bảng treo tường và có chân di động,... với giá cả phải chăng. Liên hệ qua hotline 1900 9491 để biết thêm thông tin.
Tags
Ý kiến về: Chuẩn bị cuộc họp cần những gì để đạt hiệu quả cao nhất?

Sản Phẩm Liên Quan: Chuẩn bị cuộc họp cần những gì để đạt hiệu quả cao nhất?

Bảng kính văn phòng 900 x 1200 KT-0912
Bảng Flipchart ba chân rút FB33
Bảng Flipchart Silicon FB66
Bảng Flipchart Hàn Quốc chân gấp 0610
Bảng kính văn phòng 1000 x 1200 KT-1012
Tin Nổi Bật
  • Thợ sửa chữa điều hòa nên dùng thang nhôm nào?
    Thợ sửa chữa điều hòa nên dùng thang nhôm nào? Công việc sửa chữa điều hòa đòi hỏi phải leo trèo nhiều. Vì thế, một chiếc thang nhôm tốt là rất cần thiết đối với công việc này. Vậy thợ sửa chữa điều hòa nên sử dụng loại thang nhôm nào?
  • Chủ động phòng cháy nổ là chủ động bảo vệ an toàn cho bản thân
    Chủ động phòng cháy nổ là chủ động bảo vệ an toàn cho bản thân Sự gia tăng số vụ cháy nổ ngày nay là hồi chuông cảnh báo cho tất cả mọi người luôn nâng cao cảnh giác phòng cháy chữa cháy. Chủ động phòng cháy nổ là chủ động bảo vệ sự an toàn cho bản thân, gia đình và mọi người xung quanh bạn.
  • Hé lộ phương pháp giúp tăng tuổi thọ của thang nhôm rút đơn
    Hé lộ phương pháp giúp tăng tuổi thọ của thang nhôm rút đơn Thang nhôm rút đơn luôn được người dùng ưa chuộng bởi độ chắc chắn và tính linh hoạt trong sử dụng. Vậy làm sao để thang nhôm rút của bạn có tuổi thọ sử dụng lâu dài?
  • Một số xe đẩy hàng giá rẻ hiện nay trên thị trường hà nội
    Một số xe đẩy hàng giá rẻ hiện nay trên thị trường hà nội Hiện nay việc nhu cầu vận chuyển hàng hóa tại các nơi ngày càng nhiều, hầu như phải chuyển hàng liên tục nhiều tiếng đồng hồ. Chính vì thế một số xe đẩy hàng giá rẻ hiện nay rất được người tiêu dùng ưa chuộng và sử dụng phổ biến. Ở các văn phòng toà nhà, các kho bãi, xưởng xí nghiệp, nhà hàng, khách sạn, các cá nhân gia đình thì việc sử dụng chiếc xe đẩy hàng trở nên hữu ích và thuận tiện rất nhiều.
  • Đặc điểm thiết kế là nguyên nhân ảnh hưởng đến cháy chung cư?
    Đặc điểm thiết kế là nguyên nhân ảnh hưởng đến cháy chung cư? Hiện nay, các tòa chung cư được xây dựng và đưa vào sử dụng ngày càng nhiều. Bởi vì nó có nhiều sự lựa chọn về diện tích, không cần chờ đợi xây nhà mà có thể chuyển vào ở ngay. Nhưng có một rủi ro thường xuyên xảy ra đó là nguy cơ cháy chung cư. Bên cạnh những nguyên nhân chính gây cháy như các vấn đề về điện, lối sống sinh hoạt của mọi người trong chung cư, không sử dụng hoặc thiếu các thiết bị PCCC,… thì đặc điểm kiến trúc của các tòa nhà cao tầng, chung cư cũng là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng ít nhiều đến những vụ cháy nổ tại đây.
  • Sau thời gian dài sử dụng, thang nhôm cần được “khám bệnh”
    Sau thời gian dài sử dụng, thang nhôm cần được “khám bệnh” Trong quá trình dài sử dụng, thật khó tránh khỏi thang gặp vấn đề, bị lỗi. Cùng tìm hiểu những lỗi hay gặp và cách khách phục lỗi ở thang nhôm nhé.
Tin Xem Nhiều
  • Vì sao máy hút ẩm gia đình thường cháy hàng vào dịp cuối năm?
    Vì sao máy hút ẩm gia đình thường cháy hàng vào dịp cuối năm? Cuối năm đông về, không khí ngày càng trở nên lạnh hơn. Đây cũng là lúc độ ẩm không khí lên cao nhất. Các khu vực miền Bắc, miền Trung thậm chí cả miền Nam cũng xảy ra nhiều hiện tượng nồm ẩm. Lúc này, máy hút ẩm gia đình lại được săn đón. Với khả năng khử ẩm trong nhà hiệu quả thì việc sở hữu máy hút ẩm trong gia đình sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
  • Thương hiệu thang rút đôi được chọn dùng nhiều nhất
    Thương hiệu thang rút đôi được chọn dùng nhiều nhất Nhắc đến thang nhôm ai cũng biết đó là thiết bị hỗ trợ chiều cao trong công việc và gia đình. Chính vì vậy, ngày nay thang nhôm dần trở nên phổ biến và hữu dụng hơn bao giờ hết. Hiện nay, thang nhôm có nhiều mẫu mã, kiểu dáng như thang ghế, thang rút đơn, thang đa năng… Đặc biệt là thang rút đôi được dùng trong gia đình cũng như trong công trình rất nhiều. Với top 2 thương hiệu thang rút đôi được nhiều gia đình và công trình ưa chuộng.
  • Cấu tạo, ứng dụng và nguyên lí hoạt động của van một chiều
    Cấu tạo, ứng dụng và nguyên lí hoạt động của van một chiều Sản xuất công nghiệp ngày nay được năng suất cao, ít tốn kém chi phí cũng một phần nhờ vào hoạt động hiệu quả của hệ thống khí nén và hệ thống thủy lực. trong các hệ thống ấy, có một thiết bị không thể thiếu đó là van một chiều.
  • Bảng văn phòng có thể mua online trên mạng được không?
    Bảng văn phòng có thể mua online trên mạng được không? Ngày nay, internet trở nên cực kỳ phổ biến. Kéo theo đó là sự phát triển của kinh doanh online. Không những có những sàn thương mại điện tử mà các công ty cửa hàng hầu như đều có website và fanpage. Chúng được dùng để giới thiệu và bán sản phẩm. Cũng nhờ đó, bảng văn phòng cũng là một trong những mặt hàng có thể mua online.
  • Bảng menu nhà hàng – Thiết bị cần thiết và quan trọng trong kinh doanh
    Bảng menu nhà hàng – Thiết bị cần thiết và quan trọng trong kinh doanh Chúng ta dễ dàng thấy bảng menu ngay trên đường, trước mỗi cửa hàng. Ngày nay, hầu như các nhà hàng hay cà phê hiện đại đều có thiết bị này. Sản phẩm được dùng để ghi chương trình khuyến mãi hoặc menu của cửa hàng. Sản phẩm chính là menu sống động mà các nhà hàng, quán cà phê hay để ngay trước quán. Sản phẩm được gọi là bảng khung gỗ hoặc bảng menu.
  • Máy hút ẩm nội địa Nhật có nên mua không?
    Máy hút ẩm nội địa Nhật có nên mua không? Thị trường Việt Nam những năm gần đây xuất hiện nhiều thương hiệu máy hút ẩm rất đa dạng về nguồn gốc. Trong đó máy hút ẩm nội địa Nhật vẫn được rất nhiều khách hàng quan tâm. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ phân tích ưu nhược điểm của dòng sản phẩm này để xem chúng ta có nên mua không nhé.