Hóa đơn viết tay từng là hình thức phổ biến tại Việt Nam trong nhiều năm, nhưng hiện nay đang dần được thay thế bởi hóa đơn điện tử theo xu hướng chuyển đổi số. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn viết tay hoặc chưa hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt chi tiết, đồng thời cung cấp cái nhìn toàn diện để lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp và đúng quy định pháp luật.
Hóa đơn viết tay là loại hóa đơn được lập bằng tay trên biểu mẫu giấy, sử dụng bút để ghi thông tin giao dịch như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, ngày lập, chữ ký… Trong khi đó, hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế.
Bảng so sánh hai hình thức hóa đơn chi tiết:
| Tiêu chí | Hóa đơn viết tay | Hóa đơn điện tử |
| Hình thức | Ghi tay trên giấy | Tạo và lưu trên phần mềm điện tử |
| Tính pháp lý | Có hiệu lực nếu lập đúng mẫu và kê khai hợp lệ | Có hiệu lực khi có mã cơ quan thuế hoặc chữ ký số hợp lệ |
| Độ chính xác | Dễ sai sót, tẩy xóa khó kiểm soát | Chính xác, có thể kiểm tra nhanh qua hệ thống |
| Lưu trữ | Bản cứng, dễ mất mát, hư hỏng | Lưu trữ điện tử an toàn, truy xuất dễ dàng |
| Chi phí | Tốn chi phí in ấn, giấy, lưu kho | Giảm chi phí lâu dài, đầu tư phần mềm ban đầu |
| Tốc độ xử lý | Chậm do viết tay và giao nhận trực tiếp | Giao dịch nhanh chóng, phát hành trong vài giây |
| Sử dụng máy in hóa đơn | Không cần | Cần máy in hóa đơn, máy in hóa đơn bán hàng hỗ trợ |
>>>Đừng bỏ lỡ: Quy định mới về hóa đơn hộ kinh doanh cập nhật mới nhất 2025
Từ bảng so sánh trên, có thể thấy hóa đơn điện tử vượt trội hơn ở nhiều khía cạnh. Tuy nhiên, hóa đơn viết tay vẫn có thể được sử dụng trong một số tình huống nhất định, điều này sẽ được trình bày rõ hơn ở phần tiếp theo.
Bản mẫu hóa đơn viết bằng tay
Dù xu hướng chung là chuyển sang hóa đơn điện tử, nhưng hóa đơn viết tay vẫn được pháp luật cho phép sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những đối tượng sau có thể sử dụng hóa đơn viết tay:
Các hộ kinh doanh cá thể, buôn bán nhỏ không có địa điểm cố định, doanh thu dưới ngưỡng 100 triệu đồng/năm hoặc không có đủ điều kiện công nghệ có thể sử dụng hóa đơn viết tay thay vì hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp hệ thống hóa đơn điện tử gặp lỗi không thể phát hành, doanh nghiệp có thể tạm thời sử dụng hóa đơn viết tay (hoặc hóa đơn giấy đặt in) để đảm bảo quá trình giao dịch không bị gián đoạn. Tuy nhiên, sau đó phải báo cáo và đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
Tại các khu vực chưa có điện lưới ổn định, internet yếu, chưa thể triển khai đồng bộ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp phép sử dụng tạm thời hóa đơn viết tay trong thời gian chuyển đổi.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tất cả các hóa đơn viết tay đều phải được đăng ký mẫu và quản lý chặt chẽ để tránh sai phạm. Khi có điều kiện, doanh nghiệp vẫn nên chủ động chuyển sang hóa đơn điện tử, đồng thời đầu tư máy in hóa đơn bán hàng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hợp pháp trong giao dịch.
Mẫu hóa đơn điện tử khi mua hàng của Viettel
Khi cân nhắc lựa chọn giữa hóa đơn viết tay và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần dựa vào quy mô, ngành nghề, mức độ số hóa và yêu cầu pháp lý. Một số tiêu chí giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định hợp lý:
Từ ngày 1/1/2025, hầu hết các tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình bắt buộc của Bộ Tài chính. Hóa đơn viết tay chỉ là giải pháp tình thế hoặc áp dụng cho nhóm đặc biệt.
Dù ban đầu việc đầu tư phần mềm hóa đơn điện tử và máy in hóa đơn có thể tốn kém, nhưng về lâu dài sẽ tiết kiệm chi phí nhân sự, giấy tờ, lưu trữ. Việc tra cứu, thống kê cũng nhanh hơn, hạn chế sai sót thủ công.
>>>Mua ngay: Máy in hóa đơn ATP-A868-U-WF USB+ WIFI
Hóa đơn điện tử in ra từ phần mềm với thiết kế chuyên nghiệp, rõ ràng, có mã QR, mã số xác thực… tạo sự tin tưởng cho khách hàng và đối tác. Trong khi đó, hóa đơn viết tay dễ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp hoặc thiếu minh bạch.
Nếu doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm bán hàng hoặc quản lý kho, tích hợp thêm hóa đơn điện tử rất đơn giản. Các dòng máy in hóa đơn bán hàng hiện nay có thể kết nối Bluetooth hoặc WiFi, hỗ trợ in hóa đơn tại chỗ cực kỳ tiện lợi.
Từ đó, có thể khẳng định rằng, doanh nghiệp nên chuyển đổi sang hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt để đảm bảo cạnh tranh và phù hợp với chính sách quốc gia về chuyển đổi số.
Sử dụng máy in hóa đơn nhanh chóng và tiện lợi
Dù là sử dụng hóa đơn điện tử hay hóa đơn viết tay có in biểu mẫu, việc sở hữu một máy in hóa đơn chất lượng vẫn là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiện nay. Và để đáp ứng nhu cầu đó, Maxbuy – nhà phân phối thiết bị văn phòng và bán hàng uy tín tại Việt Nam – mang đến nhiều dòng sản phẩm máy in chất lượng với mức giá cực kỳ cạnh tranh.
Ngoài ra, Maxbuy còn hỗ trợ lắp đặt, hướng dẫn sử dụng tận nơi, cung cấp giấy in chính hãng và bảo hành chu đáo, giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành.
Việc phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn viết tay và hóa đơn điện tử là điều cần thiết giúp các doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn hình thức phù hợp với hoạt động và định hướng phát triển. Dù hóa đơn viết tay vẫn được cho phép trong một số trường hợp, nhưng hóa đơn điện tử rõ ràng là xu thế tất yếu và đang được pháp luật thúc đẩy áp dụng đồng bộ trên toàn quốc.
>>>Xem thêm:
Những dòng máy in hóa đơn xăng dầu sử dụng phổ biến
Cách đổi ip máy in bill chi tiết và nhanh chóng
